Aide-mémoire pour remplir le formulaire de demande d’indemnité en cas de réduction de l’horaire de travail (formulaire extraordinaire) en raison de la pandémie COVID-19

(état au 8 juillet 2020)

Important : le Formulaire doit être soumis au plus tard dans les trois mois après l’expiration de chaque période de décompte. Il s’agit d’un délai de péremption: si le délai n’est pas respecté, le droit à l’indemnité de chômage partiel expire. Le délai doit être respecté même si l’Office cantonal compétent (à Genève: l’Office cantonal de l’emploi, OCE) n’a pas encore pris de décision sur la demande de chômage partiel ou si une procédure d’opposition ou de recours est encore en cours.

Suite aux modifications apportées par le Conseil fédéral en date du 8 avril 2020, l’indemnité en cas de réduction de l’horaire de travail est calculée de manière sommaire (et donc fortement simplifiée), ce afin que les paiements puissent être effectués le plus rapidement possible. En effet, compte tenu du grand nombre de demandes, il serait trop lourd d’effectuer un décompte pour chaque employé individuellement. Les changements s’appliquent rétroactivement au 1^er mars 2020 et sont limités au 31 août 2020.

Le Formulaire doit être rempli conformément aux instructions figurant en page 2. Les explications suivantes visent à fournir une aide supplémentaire.

1. Salariés ayants droit

Sont concernées toutes les personnes de l’entreprise ou du département de l’entreprise qui sont assujetties à l’assurance chômage ou qui n’ont pas encore atteint l’âge minimum pour cotiser à l’AVS. Par conséquent, les personnes ayant déjà atteint l’âge AVS n’ont pas droit à ses prestations.

Selon l’Ordonnance sur les mesures dans le domaine de l’assurance-chômage en lien avec le coronavirus (Ordonnance COVID-19 assurance-chômage), les personnes suivantes ont désormais également droit à des prestations et sont donc incluses dans cette catégorie :

• Les conjoints ou partenaires enregistrés de l’employeur travaillant dans l’entreprise ;
• Les personnes qui, en leur qualité de d’associé, de détenteur d’une participation financière ou encore membre d’un organe dirigeant de l’entreprise, déterminent les décisions que prend l’employeur ou peuvent les influencer considérablement, de même que leur conjoint travaillant dans l’entreprise ;
• Les personnes qui sont employées pour une durée déterminée, en apprentissage ou au service d’une organisation de travail temporaire ;
• Les travailleurs sur appel dont le taux d’occupation mensuel est soumis à de fortes fluctuations (plus de 20 %), pour autant qu’ils travaillent depuis plus de 6 mois au sein de l’entreprise sollicitant le versement de l’indemnité.

N’ont en revanche pas droit à l’indemnité :

• Les personnes dont les rapports de travail ont été résiliés ;
• Les personnes dont la perte d’heures de travail ne peut être déterminée ;
• Les personnes qui ont pas accepté la réduction de l’horaire de travail.

2. Employés concernés par le chômage partiel

Ce nombre peut être différent du nombre de salariés ayant droit aux prestations si une partie seulement des employés d’une entreprise est soumise au chômage partiel.

3. Heures théoriques

Les heures théoriques sont les heures qui auraient normalement été travaillées au cours de la période de décompte (y compris de façon anticipée ou sous forme de rattrapage). Est déterminant le temps de travail effectivement convenu avec les employés pendant la période de décompte (par exemple dans le planning). En cas d’horaire de travail fixe, le temps de travail convenu contractuellement peut être utilisé comme référence. Les jours fériés éventuels doivent être déduits.

Les heures théoriques des travailleurs sur appel sont calculées sur la base des six ou douze derniers mois. La caisse de chômage prend en compte la perte d’heures de travail la plus favorable pour l’employé.

4. Le nombre total d’heures perdues pour des raisons économiques de tous les salariés concernés par le chômage partiel

Seuls les salariés effectivement concernés par le chômage partiel doivent être pris en compte. Les heures doivent être décomptées à partir du moment où le préavis de réduction de l’horaire de travail a été communiqué (le délai d’attente n’est plus applicable) et jusqu’à la fin de la période de décompte. Les heures supplémentaires ne doivent pas être compensées au préalable.

La somme totale correspond à la différence entre les heures théoriques des employés concernés et les heures effectivement enregistrées par ces derniers pendant la période de décompte (heures effectives selon l’enregistrement du temps de travail). Toutefois, comme seules les heures perdues pour des raisons économiques doivent être renseignées, les absences payées et non payées (par exemple liées à un rendez-vous chez le médecin ou à des vacances) ne peuvent être prises en compte. Si ces absences n’ont pas déjà été déduites des heures théoriques, elles doivent être ajoutées aux heures réelles.

Cas particulier de l’horaire flexible : les heures supplémentaires ou les heures non travaillées pendant l’horaire flexible doivent être neutres en termes d’heures perdues pour des raisons économiques. Par conséquent, les heures supplémentaires imputables à l’horaire flexible n’entrainent pas une réduction du nombre d’heures perdues. Ce principe s’applique jusqu’à un solde d’horaire flexible de +20 heures. Tout solde d’horaire flexible excédant ce montant doit être compensé par la réduction de l’horaire de travail, c’est-à-dire que ce solde doit être déduit des heures perdues prises en compte.

Afin d’éviter qu’un nombre disproportionné d’heures supplémentaires ne soient effectuées dans le cadre du système d’horaire flexible de l’entreprise pendant les périodes de chômage partiel sans que le nombre d’heures perdues ne soit réduit en conséquence, le solde négatif est également limité à -20 heures. Les soldes négatifs dépassant cette limite ne doivent pas être pris en compte.

Exemple : si un salarié qui a un solde d’heures flexibles de -30 heures au début de la phase de réduction de l’horaire de travail fait 10 heures supplémentaires pendant la période de décompte, l’indemnité pour réduction de l’horaire de travail est néanmoins calculée à partir d’un solde initial de -20 heures et les heures supplémentaires effectuées se traduisent par un nouveau solde d’horaire flexible de -10 heures.

Par conséquent, les heures supplémentaires effectuées dans le cadre d’un régime d’horaire flexible ne sont « neutres » que dans la fourchette allant de -20 à +20 heures. Il est donc possible d’effectuer un maximum de 40 heures supplémentaires « neutres ».

5. Le manque à gagner

Il faut calculer ici le total des salaires soumis à l’AVS de tous les salariés ayants droit pour la période de décompte ; cela comprend les allocations soumises à l’AVS, la part de 13^ème salaire ou de la gratification et le dédommagement des jours fériés et des vacances pour les salariés payés à l’heure. Le salaire couvert est plafonné à CHF 12’350.- par personne.

Si des personnes disposant de pouvoirs décisionnels déterminants, respectivement leur conjoint ou leur partenaire enregistré, font partie des ayants droit, le salaire couvert est plafonné à CHF 4’150.-.

A noter que si d’aventure la prise en compte des employés disposant de pouvoirs décisionnels déterminants et/ou des apprentis dans le manque à gagner conduit à un calcul de l’indemnité défavorable pour l’employeur, il est permis d’exclure ces employés du calcul. Le cas échéant, ces derniers ne doivent être inclus dans aucun champ du formulaire.

6. Annexes

Le détail des heures théoriques, des heures perdues pour des raisons économiques ainsi que la somme des salaires doivent être attestés par des justificatifs adéquats (par exemple, le planning de travail, les relevés d’heures, les fiches de présence, les journaux de paie, etc.). Afin de permettre un traitement efficace du décompte, le total des heures théoriques ainsi que le total des salaires soumis aux cotisations AVS doivent être mis en évidence dans les documents de l’entreprise.

7. Remarque concernant les conséquences du calcul forfaitaire

Le Formulaire mis à disposition dans le cadre de la pandémie COVID-19 a été largement simplifié par rapport au formulaire normalement utilisé en cas de réduction de l’horaire de travail afin de permettre aux caisses d’assurance chômage compétentes de vérifier et de traiter rapidement les demandes.

Lors de la modification de l’Ordonnance COVID-19 assurance chômage le 8 avril 2020, le Conseil fédéral a stipulé que la perte de gain à prendre en considération est calculée par une procédure sommaire. En conséquence, le Formulaire compare le nombre total d’heures perdues pour des raisons économiques avec le total des salaires soumis à l’AVS de tous les salariés ayants droit. Ainsi, à titre d’exemple, si le pourcentage des heures perdues pour l’ensemble de l’entreprise s’élève à 15%, l’employeur obtient une indemnité correspondant à 80% du 15% du total des salaires soumis à l’AVS de tous les salariés ayants droits.

Ce calcul simplifié, qui se fonde sur une simple moyenne, ne tient donc pas compte des salaires individuels des salariés concernés par la réduction de l’horaire de travail. Cela peut, dans certains cas, conduire à un calcul de l’indemnité défavorable pour l’employeur. En effet, selon notre interprétation du calcul forfaitaire et de la modification de l’Ordonnance COVID-19 assurance chômage, l’employeur reste tenu de verser à l’employé un montant correspondant au 80% de la perte de travail effectivement subie, quand bien même l’indemnité forfaitaire versée par la caisse d’assurance chômage ne couvrirait pas la totalité des montants à verser à l’ensemble des employés selon un calcul individuel.

Dans la mesure où il n’est pas exclu que la réglementation puisse à nouveau être adaptée dans le futur pour tenir compte de ces situations, nous estimons que l’employeur aura tout intérêt à effectuer de son côté un décompte détaillé par tête (par exemple au moyen du tableau excel rattaché au formulaire ordinaire de demande d’indemnité) afin de pouvoir le cas échéant faire valoir son droit au versement d’une indemnité complémentaire.