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Am 31.12.2023 endete für viele Gesellschaften das Geschäftsjahr 2023. Mit dem Ende des Geschäftsjahres ist es wieder Zeit, die alljährlich stattfindende ordentliche Generalversammlung vorzubereiten. Diese hat von Gesetzes wegen innerhalb der ersten 6 Monaten des neuen Geschäftsjahres stattzufinden. Für Gesellschaften, deren Geschäftsjahr am 31. Dezember endet, läuft diese Frist folglich bis zum 30. Juni. Der Verwaltungsrat ist für die Einberufung und die Organisation der Generalversammlung verantwortlich. Er hat die notwendigen Beschlüsse zu fassen und Vorbereitungen zu treffen, damit die Generalversammlung gültig Beschlüsse fassen kann. Der vorliegende Beitrag adressiert ausgewählte Aspekte der Vorbereitung und Durchführung der ordentlichen Generalversammlung von Gesellschaften, deren Jahresrechnung der Revision untersteht.
1. Agenda der ordentlichen Generalversammlung
Die Agenda der ordentlichen Generalversammlung wird im Wesentlichen durch die folgenden periodisch anfallenden Traktanden vorgegeben: die Genehmigung der Jahresrechnung und die Kenntnisnahme des Revisionsberichtes, die Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinnes, insbesondere die Festsetzung der Dividenden und der Tantieme, die Genehmigung des Lageberichts und allenfalls der Konzernrechnung sowie die Wahl der Verwaltungsratsmitglieder und der Revisionsstelle, sofern deren Amtsdauer endet.
Bei börsenkotierten Gesellschaften sind zusätzlich die Wahl des Verwaltungsratspräsidenten, der Mitglieder des Vergütungsausschusses und der unabhängigen Stimmrechtsvertreter Bestandteil der Agenda. Zudem hat die Generalversammlung über die Vergütung des Verwaltungsrates, der Geschäftsleitung und des Beirates zu beschliessen. Der Vergütungsbeschluss muss jedoch nicht zwingend innert 6 Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres gefällt werden.
Seit diesem Jahr ist der Generalversammlung ausserdem auch der Bericht über die nicht finanziellen Belange gemäss Art. 964ff. OR zur Genehmigung vorzulegen.
Die Wahl des Verwaltungsrates hat bei börsenkotierten Gesellschaften zwingend an jeder ordentlichen Generalversammlung stattzufinden und zwar innert 6 Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres. Die Amtsdauer der Verwaltungsratsmitglieder verlängert sich nicht automatisch bis zu einer allfälligen Wiederwahl. Letzteres gilt auch für die Verwaltungsratsmitglieder bei nicht kotierten Gesellschaften. Nach bundesgerichtlicher Rechtsprechung hat sich die Generalversammlung nach Ablauf der Amtsdauer zwingend zur Wahl des Verwaltungsrates zu äussern. Versäumt es der Verwaltungsrat die Generalversammlung rechtzeitig einzuberufen oder die Wahl des Verwaltungsrates zu traktandieren, endet die Amtsdauer des Verwaltungsrates nach Ablauf der 6 Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres ohne weiters zutun. Der Verwaltungsrat ist von diesem Zeitpunkt an nicht mehr formelles Organ der Gesellschaft. Es kommt zu einem Organisationsmangel der Gesellschaft. Die bisherigen Verwaltungsratsmitglieder verkommen zu einem sog. «faktischen Organ«. Die Befugnisse eines solchen faktischen Organs sind in der Lehre umstritten und im Einzelfall genau zu prüfen. Um eine solche (partielle) Dysfunktionalität des Verwaltungsrates bzw. der gesamten Gesellschaft zu verhindern, sollte die Wahl des Verwaltungsrates unbedingt rechtzeitig durchgeführt werden. Bis zu einem gewissen Punkt kann diese Problematik auch durch eine Modifizierung der Amtsdauer des Verwaltungsrates in den Statuten abgefedert werden.
Die Agenda der ordentlichen Generalversammlung kann durch den Verwaltungsrat oder im Rahmen des Traktandierungsrechts durch Aktionäre beliebig erweitert werden. Insbesondere ist es empfehlenswert, die Entlastung des Verwaltungsrates und der Geschäftsführung für das vergangene Geschäftsjahr zu beantragen (Décharge-Beschluss). Mit dem Décharge-Beschluss werden die einzelnen Verwaltungsratsmitglieder für allfällige Forderungen der Gesellschaft aus bekannten oder erkennbaren Tatsachen und Geschäftsfällen entlastet. Dadurch reduziert sich für das betreffende Verwaltungsratsmitglied das Risiko allfälliger Verantwortlichkeitsansprüche seitens der Aktionäre. Die Traktandierung der Décharge steht damit im Interesse des Verwaltungsrates.
Damit die Generalversammlung über die vorgenannten Traktanden Beschluss fassen kann, hat der Verwaltungsrat verschiedene rechtlich und praktisch bedingte, organisatorische Vorkehrungen zu treffen.
2. Finanzielle und nicht-finanzielle Berichterstattung
Unmittelbar nach Ende des Geschäftsjahres hat der Verwaltungsrat den Geschäftsbericht bzw. die Jahresrechnung, bestehend aus Bilanz, Erfolgsrechnung und dem Anhang, und gegebenenfalls eine Konzernrechnung und den Lagebericht zu erstellen. Für börsenkotierte Gesellschaften besteht ausserdem die Pflicht zur Erstellung eines Vergütungsberichts. Mit der Erstellung dieser Berichte sollte unmittelbar nach Ende des Geschäftsjahres begonnen werden, damit der Revisionsstelle für die erforderlichen Prüfungshandlungen genügend Zeit zur Verfügung steht.
3. Koordination mit der Revisionsstelle
Die Generalversammlung kann die Jahresrechnung und Konzernrechnung nur genehmigen und über die Verwendung des Bilanzgewinns entscheiden, wenn ein Revisionsbericht vorliegt. Hierfür muss die Jahresrechnung, die Konzernrechnung sowie der Antrag des Verwaltungsrates über die Verwendung des Bilanzgewinnes und die Rückzahlung von Kapitalreserven sowie der Vergütungsbericht von der Revisionsstelle geprüft werden. Der Lagebericht ist nicht Bestandteil der Jahresrechnung und ist somit auch nicht Prüfgegenstand der Revision. Beim Austausch mit der Revisionsstelle ist darauf zu achten, dass diese im Falle einer ordentlichen Revision der Generalversammlung beizuwohnen hat und der Termin für die Generalversammlung folglich mit dieser koordiniert werden muss. Auf ihre Anwesenheit kann nur mittels eines einstimmigen Beschlusses verzichtet werden, was bei Gesellschaften dieser Grössenordnung in der Regel nicht erwartet werden darf. Wird die Generalversammlung dennoch durchgeführt, so sind deren Beschlüsse anfechtbar.
4. Entscheid über die Art der Durchführung der Generalversammlung
Seit dem Inkrafttreten der Aktienrechtsrevision am 01.01.2023 gibt es verschiedene Möglichkeiten eine Generalversammlung durchzuführen. Traditionell findet die Generalversammlung an einem Tagungsort mit physischer Anwesenheit der Aktionäre statt. Diese kann aber auch an mehreren Tagungsorten gleichzeitig (sog. «multilokale Generalversammlung«), mit physischer und elektronischer Teilnahme (sog. «hybride Generalversammlung«) oder rein virtuell durchgeführt werden. Für eine rein virtuelle Generalversammlung bedarf es jedoch einer entsprechenden Bestimmung in den Statuten. Unter derselben Voraussetzung wäre es auch möglich, die Generalversammlung im Ausland durchzuführen. Aufgrund der im ausländischen Recht immer mal wieder vorkommenden Sitztheorie ist hiervon jedoch abzuraten bzw. nur nach vorgängiger steuerrechtlicher Prüfung durchzuführen. Andernfalls riskiert man die Begründung einer Steuerpflicht der Gesellschaft im Ausland.
Bei der Entscheidung über die Art der Durchführung sollte der Verwaltungsrat die Vor- und Nachteile sowie die Kosten und den Mehrwert für die Aktionäre gegeneinander abwägen. Insbesondere wenn eine hybride oder virtuelle Generalversammlung in Betracht gezogen wird, lohnt es sich im Voraus Kostenvoranschläge von verschiedenen Dienstleistungsanbietern einzuholen, welche die notwendige technische Infrastruktur zur Verfügung stellen oder bei der technischen Umsetzung unterstützen können. Sodann stellt sich die Frage, ob aktionärsseitig überhaupt ein Bedürfnis an einer virtuellen bzw. hybriden Durchführung der Generalversammlung besteht.
5. Organisatorische Vorkehrungen für Generalversammlung mit Tagungsort
Entschliesst sich der Verwaltungsrat, eine Generalversammlung mit Tagungsort durchzuführen, hat er diesen zu bestimmen. Durch die Bestimmung des Tagungsorts darf keinem Aktionär die Ausübung seiner Rechte im Zusammenhang mit der Generalversammlung in unsachlicher Weise erschwert werden. Dabei ist insb. die Grösse des Aktionariats zu berücksichtigen. Bei einem verstreuten Aktionariat ist ein Tagungsort am Sitz der Gesellschaft sowie dessen Umgebung grundsätzlich gerechtfertigt. Es ist darauf hinzuweisen, dass bei einem international verstreuten Aktionariat kein Anspruch auf einen Tagungsort im Ausland besteht. Dies gilt auch dann, wenn die Mehrheit der Aktionäre in einem Land konzentriert sein sollte (vgl. vorstehende Ziff. 4 zur Durchführung der Generalversammlung im Ausland). Die Verfügbarkeit möglicher Lokalitäten ist möglichst früh zu prüfen. Mit Blick auf die Durchführung der Generalversammlung sind technische Hilfsmittel wie Mikrofone, Präsentationsgeräte und bei einem grösseren Aktionariat auch Abstimmungssysteme zu organisieren. Zudem empfiehlt es sich, Personal für die Eingangs- und Anwesenheitskontrolle sowie ggf. für die Stimmzählung an der Generalversammlung abzustellen und zu instruieren.
5.1 Besonderheiten bei einer Generalversammlung mit mehreren Tagungsorten
Eine Generalversammlung mit verschiedenen Tagungsorten bringt organisatorische Herausforderungen mit sich, welche eine detaillierte Planung erfordern. Findet die Generalversammlung an verschiedenen Orten statt, ist gemäss Art. 701a Abs. 3 OR nämlich sicherzustellen, dass die Voten der Teilnehmer unmittelbar in Bild und Ton an sämtliche Tagungsorte übertragen werden. Hierfür braucht es technische Lösungen, die eine Übertragung in Echtzeit ermöglichen. Wie der Verwaltungsrat die Übertragung, die Versammlungsleitung, die Interaktion, die Abstimmungen und Protokollierung organisiert, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Massgeblich ist, dass die Generalversammlung ordnungsgemäss durchgeführt werden kann und Aktionäre ihre Rechte ausüben können. Die Teilnehmer an den verschiedenen Tagungsorten müssen hierfür miteinander interagieren können und wahrnehmen können, was an einem anderen Tagungsort geschieht. Zudem müssen die Kontroll- und Einwirkungsmöglichkeiten des Vorsitzenden, der nur an einem Ort physisch anwesend ist, sichergestellt werden. Am Tag der Generalversammlung ist an jedem Tagungsort eine Eingangskontrolle durchzuführen und die Anwesenheiten an den Vorsitzenden der Generalversammlung zu übermitteln. Sofern die Abstimmung nicht über elektronische Mittel erfolgt, muss auch die Stimmzählung an jedem Tagungsort einzeln erfolgen, das Ergebnis anschliessend an den Vorsitzenden übermittelt und mit den Ergebnissen der anderen Tagungsorte zusammengerechnet werden. Das hierfür erforderliche technische Equipment sollten möglichst früh organsiert und vor der Generalversammlung getestet werden.
5.2 Besonderheiten hybrider und virtueller Generalversammlungen
Bei der Vorbereitung einer hybriden und virtuellen Generalversammlung ist eine stabil technische Infrastruktur und Softwarelösung zu finden, mit der die Generalversammlung durchgeführt werden kann. Die Aktionäre müssen an der Generalversammlung teilnehmen, ihr Stimm-, Antrags- und Auskunftsrecht ausüben und sich an der Diskussion beteiligen können. Es gibt spezialisierte und zertifizierte Shareholder-Services-Dienstleister, welche über die erforderliche Infrastruktur, Know-How und Erfahrungen zur Durchführung einer Generalversammlung verfügen. Bei der gewählten Softwarelösung ist zwingend darauf zu achten, dass diese über angemessene Sicherheitsvorkehrungen verfügt, welche eine unberechtigte Teilnahme und die Verfälschung der Abstimmungsergebnisse verhindern. Die Auswahl des Services-Providers sollte idealerweise mehrere Monate im Voraus erfolgen. Bestenfalls arbeitet die Gesellschaft anschliessend eng mit dem Service-Provider und Rechtsberatern für die Vorbereitung der Generalversammlung zusammen, um eine in technischer und rechtlicher Hinsicht optimale Durchführung der Generalversammlung zu gewährleisten.
Gemäss Art. 701e OR hat der Verwaltungsrat die Verwendung der elektronischen Mittel zu regeln. Dies kann in einem Reglement oder als organisatorischer Hinweis in der Einladung zur Generalversammlung selbst erfolgen. Festzulegen sind insbesondere die Grundzüge der Identitäts- und Legitimationsprüfung, die Interaktion und der Informationsfluss zwischen den Teilnehmern, die Frage, wie Aktionäre ihre Rechte ausüben können, sowie der Umgang mit technischen Problemen. Bei der Identitäts- und Legitimationsprüfung stellen sich auch datenschutzrechtliche Fragen. Die Regelungen über die Verwendung elektronischer Mittel sowie die Datenschutzerklärung sollten idealerweise 1-2 Monate vor der Generalversammlung durch den Verwaltungsrat in einem formellen Beschluss festgelegt werden. Mit der Einladung zur Generalversammlung hat der Verwaltungsrat die Aktionäre über die gewählte Softwarelösung und deren Bedienung aufzuklären. Sinnvollerweise erfolgt dies mit einer leicht verständlichen Step-by-Step Anleitung mit oder ohne Grafiken. Zusätzlich bietet es sich an, zu erwartende Fragen über technisch und rechtliche Aspekte wie die Installation des Programms, Ausübung der Aktionärsrechte und Datenschutzaspekte im Voraus in einem FAQ zu beantworten. Je nach Grösse des Aktionariats empfiehlt es sich für die Zeit unmittelbar vor und während der Generalversammlung, eine Anlaufstelle zur Beantwortung von Fragen und technische Schwierigkeiten seitens der Aktionäre einzurichten.
In der Einladung sollte der Verwaltungsrat aus datenschutz- und strafrechtlicher Überlegung auch darüber informieren, ob die Generalversammlung aufgezeichnet wird oder nicht. Sollte ein Aktionär mit einer Aufzeichnung nicht einverstanden sein, kann eine Vertretung organisieren und seine Aktionärsrechte über den von ihm ernannten Vertreter ausüben.
5.3 Technische Probleme
Generalversammlungen mit mehreren Tagungsorten sowie die hybride und virtuelle Generalversammlung sind aufgrund des Einsatzes elektronsicher Mittel anfällig für technische Probleme. Zu beachten ist, dass die Generalversammlung beim Auftreten technischer Probleme, welche im Verantwortungsbereich der Gesellschaft liegen, wiederholt werden muss. Technische Probleme im Verantwortungsbereich des Aktionärs wie z.B. Probleme mit der Internetverbindung, der eigenen Hard- oder Software verhindern die ordnungsgemässe Durchführung der Generalversammlung grundsätzlich nicht.
Bei technischen Problemen bei der Stimmabgabe oder Feststellung des Abstimmungsergebnisses empfiehlt es sich, die Abstimmung in der Generalversammlung zu wiederholen. Ob vor oder während der Beschlussfassung auftretende Probleme immer zur Anfechtbarkeit des Beschlusses führen oder eine gewisse Kausalität des technischen Problems auf die Beschlussfassung erforderlich ist, wird aktuell noch kontrovers diskutiert.
Eine situationsgerechte Reaktion auf technische Probleme ist wichtig, um die Gültigkeit der Beschlussfassung nicht zu gefährden und eine Wiederholung der Generalversammlung zu vermeiden. Abhilfe schaffen kann ein technischer Support, der sich während der Generalversammlung umgehend um allfällige Probleme kümmert und dadurch die Unterbrechungsdauer so kurz wie möglich halten kann. Angesichts der derzeitig bestehenden Unklarheiten und Rechtsfolgen beim Auftreten technischer Probleme sollte der Verwaltungsrat die Verwendung elektronischer Mittel sorgfältig vorbereiten und rechtliche Unterstützung beiziehen. Insbesondere gilt es den Nutzen gegen die bestehenden Risiken abzuwägen.
6. Aktualisierung des Aktienbuches – Stimmberechtigte Personen
Das Aktienbuch bildet bei Gesellschaften mit Namenaktien die Grundlage für die Feststellung der Teilnahme- und Stimmberechtigung, denn bei Namenaktien entsteht das Stimmrecht grundsätzlich erst mit der Eintragung in das Aktienbuch. Der Verwaltungsrat kann für die Feststellung der Teilnahme- und Stimmberechtigung Anordnungen treffen. Um die Teilnahme- und Stimmberechtigten rechtzeitig feststellen zu können, wird in der Regel in der Einladung zur Generalversammlung ein Stichtag festgelegt, ab welchem das Aktienbuch für Eintragungen bis zum Tag nach der Generalversammlung geschlossen ist. Dieser Stichtag sollte nicht mehr als 20 Tage vor der Generalversammlung liegen und in der Einladung explizit festgehalten werden. Durch die Schliessung des Aktienbuches vor der Generalversammlung kann der Verwaltungsrat Zutrittskarten oder Zugangsdaten sowie die für die Abstimmung erforderlichen Hilfsmittel noch vor der Generalversammlung an die berechtigten Aktionäre versenden.
7. Einberufung der Generalversammlung
Die Einberufung der Generalversammlung erfolgt durch den Verwaltungsrat mindestens 20 Tage vor dem Tag der Generalversammlung. In der Einladung sind das Datum, der Beginn, die Art und der Tagungsort bzw. sämtliche Tagungsorte, die Verhandlungsgegenstände, die Anträge des Verwaltungsrates und bei börsenkotierten Gesellschaften eine kurze Begründung dieser Anträge, ggf. die Anträge der Aktionäre samt kurzer Begründung und ggf. der Name und die Adresse des unabhängigen Stimmrechtsvertreters bekannt zu geben. Der Aktionär soll anhand der Einladung entscheiden können, ob er persönlich teilnehmen oder sich vertreten lassen möchte. Zudem soll es die Einladung dem Aktionär ermöglichen, sich auf die Generalversammlung vorzubereiten. Neue Traktanden könne nur unter Einhaltung der 20-tägigen Frist aufgenommen werden. Die Änderung der Anträge des Verwaltungsrates ist unter Wahrung der Einheit der Materie und des Rechtsmissbrauchsverbots in begrenztem Rahmen möglich.
Die Einberufung hat grundsätzlich auf dem in den Statuten vorgesehenen Mitteilungsweg zu erfolgen. Der Verwaltungsrat trägt die Verantwortung für die korrekte und rechtzeitige Einberufung.
Für die Berechnung der 20-tägigen Frist wird der Tag des Fristbeginns sowie der Tag der Generalversammlung nicht mitgezählt. Bei der Einberufung per Post oder E-Mail beginnt die 20-tägige Frist mit der Postaufgabe bzw. Versand der E-Mail. Bei der Einberufung über die Publikation im SHAB ist der Tag der Publikation fristauslösend. Soll die Generalversammlung am 28. Juni 2024 (Freitag) stattfinden, muss die Einladung zur Generalversammlung folglich spätestens am 7. Juni 2024 (Freitag) versandt werden. In praktischer Hinsicht ist bei der Einberufung über die Publikation im SHAB der Redaktionsschluss (in der Regel der vorangehende Werktag) zu beachten. Zudem ist darauf hinzuweisen, dass das SHAB lediglich von Montag bis Freitag erscheint.
8. Traktandierungs- und Antragsrecht der Aktionäre
Der Verwaltungsrat hat von Aktionären beantragte Traktanden oder Anträge inklusiv Begründungen in die Einladung zur Generalversammlung aufzunehmen. Aktionäre, die alleine oder zusammen über eine Beteiligung von mehr als 5% – bzw. bei börsenkotierten Gesellschaften 0.5% – des Aktienkapitals oder der Stimmen verfügen, können nämlich die Traktandierung von Verhandlungsgegenständen mit einem dazugehörigen Antrag und kurzer Begründung verlangen.
Dieselben Schwellenwerte gelten für den Fall, dass ein Aktionär zu den bestehenden Traktanden einen eigenen Antrag in die Einladung aufnehmen möchte. Solche Antragsbegehren werden von den Aktionären jedoch blind gestellt, da die Traktandenliste der fraglichen Generalversammlung vor dem Versand der Einladung noch nicht bekannt ist.
Zur Vorbereitung der Generalversammlung ist es daher zweckmässig, wenn der Verwaltungsrat proaktiv auf die betreffenden Aktionäre zugeht und diese auffordert, allfällige Traktandierungs- und Antragsbegehren innert einer angemessenen Frist einzureichen. Dabei kann der Verwaltungsrat auch festhalten, dass später eingehende Begehren nicht mehr berücksichtigt werden.
Ungeachtet des Vorstehenden steht es jedem Aktionär zu, an der Generalversammlung Anträge zu den Verhandlungsgegenständen zu stellen.
9. Auflage des Geschäfts-, Vergütungs- und Revisionsberichts
Der Geschäftsbericht, der Revisionsbericht und der Vergütungsbericht sind den Aktionären mindestens 20 Tage vor der Generalversammlung z.B. elektronisch oder durch Auflage am Sitz der Gesellschaft zugänglich zu machen. Sind die Unterlagen nicht elektronisch zugänglich, hat der Verwaltungsrat sicherzustellen, dass diese jedem Aktionär auf Verlangen rechtzeitig physisch zugestellt werden. Nach der Generalversammlung kann jeder Aktionär innerhalb von einem Jahr die Zustellung des genehmigten Geschäftsberichts und des Revisionsberichtes verlangen.
10. Tag der Generalversammlung
In den letzten 2 Wochen vor der ordentlichen Generalversammlung sollte der Verwaltungsrat bei der Verwendung elektronischer Mittel die Ton- und Bildübertragung sowie die Ausübung der Aktionärsrechte testen. Findet die Generalversammlung ganz oder teilweise physisch statt, sind die Personen, welche die Eingangs- und Anwesenheitskontrolle während der Generalversammlung durchführen, zu instruieren.
10.1 Eingangs- und Anwesenheitskontrolle – Legitimitätsprüfung
An der Generalversammlung dürfen grundsätzlich nur Aktionäre oder dessen Vertreter, die Mitglieder des Verwaltungsrates und der Geschäftsleitung teilnehmen. Gäste können zugelassen werden. Sie dürfen sich jedoch nicht an der Diskussion und Abstimmung beteiligen, denn im Fall der Mitwirkung von nicht teilnahmeberechtigten Personen sind die Beschlüsse der Generalversammlung anfechtbar. Um die Teilnahme nicht berechtigter Personen zu verhindern, hat bei physischen Versammlungen eine Einlasskontrolle stattzufinden. Bei der elektronischen Teilnahme erfolgt dies durch die Legitimationsprüfung. Eine Zwei-Faktoren-Identifikation gewährleistet ausreichend Sicherheit. Sie ist jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Denkbar sind auch die Legitimationsprüfung durch Zustellung eines persönlichen Zugangslinks über die im Aktienbuch hinterlegte E-Mail-Adresse, Gesichtserkennung oder die Ausweisung durch Vorzeigen eines Lichtbildausweises, wobei letztere Methode für grosse Gesellschaften wohl am wenigsten geeignet ist. Während der Generalversammlung muss protokolliert und zu jederzeit festgestellt werden können, wie viele Aktien und Aktiennennwerte vertreten sind. Bei der physischen Generalversammlung erfolgt dies durch eine Türkontrolle, welche Aktionäre beim Verlassen und Wiedereintritt des Versammlungsraumes erfasst und dem Vorsitzenden vor jeder Abstimmung bzw. Wahl die jeweils anwesende Anzahl Stimmen übermittelt. Bei der virtuellen Teilnahme kann der Ein- und Austritt von Aktionären elektronisch durch ein Protokoll festgehalten werden. Es empfiehlt sich, dass der Verwaltungsrat die Aktionäre auffordert, die Generalversammlung für die Dauer der jeweiligen Abstimmung nicht zu verlassen. So können die Anzahl der anwesenden Aktionäre während jeder Abstimmung neu und zuverlässig ermittelt werden, um zu beurteilen, ob das erforderliche Quorum erreicht wurde.
10.2 Stimmabgabe und Ermittlung des Abstimmungsergebnisses
Die Stimmabgabe kann z. B. durch Handzeichen, mit Stimmzetteln, durch elektronische Abstimmungsformulare oder Abstimmungsgeräten erfolgen. Gerade bei grossen Gesellschaften bieten elektronische Abstimmungsgeräte einen grossen Vorteil, weil die Anzahl der Ja-/Nein-Stimmen und Enthaltungen schnell ausgewertet werden können. Zudem ist die automatische Auswertung der Abstimmung weniger fehleranfällig; vorausgesetzt, das verwendete Abstimmungssystem ist vor Fremdeinwirkungen geschützt. Bei der Auswertung des Abstimmungsergebnisses sind überdies insbesondere bei börsenkotierten Gesellschaften Stimmrechtsbeschränkungen zu beachten.
10.3 Versammlungsleitung
Die Generalversammlung wird durch den Vorsitzenden geleitet. Sehen die Statuten keine Regelung zum Vorsitz an der Generalversammlung vor, hat der Verwaltungsrat den Vorsitzenden zu bestimmen. In der Regel übernimmt der Verwaltungsratspräsident oder ein anderes Verwaltungsratsmitglied den Vorsitz. Der Vorsitzende bestimmt den Protokollführer und kann u.a. die Redezeit beschränken und Aktionäre aus dem Saal oder virtuellen Raum verweisen, wenn sich diese nicht an seine Ordnungsmassnahmen halten. Darüber hinaus entscheidet der Vorsitzende über strittige Teilnahme- und Stimmberechtigungen für die gegenwärtige Generalversammlung. Bei der Versammlungsleitung hat sich der Vorsitzende an den Grundsätzen der Verhältnismässigkeit, Gleichbehandlung, Neutralität und Entscheidungseffizienz zu orientieren.
10.4 Protokollierung
Über jede Generalversammlung ist ein Protokoll zu erstellen, welches vom Vorsitzenden und dem Protokollführer zu unterzeichnen ist. Im Protokoll festzuhalten sind das Datum, der Beginn und Ende sowie die Art und der Ort der Generalversammlung, die Angabe der vertretenen Aktien und anwesenden institutionellen Vertreter, die Beschlüsse und Wahlergebnisse, gestellte Auskunftsbegehren und dazu gehörigen Antworten, zu Protokoll gegebene Erklärungen der Aktionäre sowie technische Probleme. Das Protokoll hat von Gesetzes wegen nicht die Diskussion zu einzelnen Traktanden zu beinhalten. Bei strittigen Verhältnissen kann es jedoch sinnvoll sein, allfällige Diskussionen aufzunehmen. Die Protokollierung kann schriftlich oder elektronisch erfolgen. Im Fall der Ton- und/oder Bildaufnahme der Generalversammlung zu Protokollierungszwecken sollte nebst einer frühzeitigen Ankündigung (vgl. vorstehende Ziff. 5.2) wenn möglich auch die Zustimmung der anwesenden Personen eingeholt werden.
11. Öffentliche Beurkundung von Beschlüssen
Gewisse Beschlüsse der Generalversammlung müssen öffentlich beurkundet werden. Hierzu gehören sämtliche Beschlüsse über Kapitalveränderungen der Gesellschaft sowie statutenändernde Beschlüsse. Für die öffentliche Beurkundung muss eine Urkundsperson bzw. ein/e Notar/in an der ordentlichen Generalversammlung teilnehmen, welche die öffentliche Urkunde erstellt. Der Verwaltungsrat sollte frühzeitig mit der Urkundsperson Kontakt aufnehmen um die Vorbereitung und/oder Durchführung der Generalversammlung miteinander zu koordinieren.
Im Hinblick auf den bevorstehenden Ablauf der Übergangsfrist des revidierten Aktienrechts sollte der Verwaltungsrat prüfen, ob eine Anpassung der Statuten erforderlich ist. Diese Übergangsfrist endet am 31.12.2024. Infolgedessen treten sämtliche Statutenbestimmungen, welche mit dem revidierten Aktienrecht unvereinbar sind, per 1.1.2025 von Gesetzes wegen ausser Kraft. Die daraus entstehenden Widersprüche der Statuten und der Rechtslage können zu Unsicherheit und Erklärungsbedarf führen. Dies sollte wenn möglich verhindert werden. Die ordentliche Generalversammlung bietet eine gute Gelegenheit, eine solche Revision der Statuten durchzuführen.
12. Nachbereitung
Nach der Generalversammlung hat der Verwaltungsrat das Protokoll fertigzustellen und den Aktionären auf Anfrage innert 30 Tagen nach der Generalversammlung zugänglich zu machen. Bei börsenkotierten Gesellschaften sind die Beschlüsse und Wahlergebnisse innert 15 Tagen zu veröffentlichen. Zudem sind der genehmigte Geschäftsbericht, Revisionsbericht, Lagebericht und die genehmigte Konzernrechnung den Aktionären auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. Letztlich hat der Verwaltungsrat die Beschlüsse der Generalversammlung auszuführen. Hierzu gehört unter anderem die Anmeldung der neuen Verwaltungsratsmitglieder, der Revisionsstelle sowie die Löschung zurückgetretener oder abgewählter Personen im Handelsregister aber auch die Auszahlung allfälliger Dividenden.