FINMA-Rundschreiben über die Online- und Videoidentifizierung

Ausgangslage

Bisher war die Regulierung im Bereich der Bekämpfung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung primär für analoge Geschäftsbeziehungen vorgesehen, insbesondere was die Identifizierung der Vertragspartei und die Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person bei der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen betrifft.

Am 1. Januar 2016 ist die überarbeitete Geldwäschereiverordnung (GwV) in Kraft getreten. Sie erlaubt der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht (FINMA), neue Technologien zu berücksichtigen. Um die aufsichtsrechtlichen Rahmenbedingungen dafür zu schaffen, hat die FINMA einen Regelungsentwurf für die Video- und Online-Identifizierung erlassen. Bis zum 18. Januar 2016 hatten Betroffene und Interessierte die Möglichkeit, zum Entwurf Stellung zu nehmen. Das finale Rundschreiben soll nun voraussichtlich noch diesen Monat in Kraft treten.

Das Rundschreiben 2016/xx „Video- und Online-Identifizierung“ wurde von der FINMA in Anwendung von Art. 3 Abs. 2 der Geldwäschereiverordnung-FINMA (GwV-FINMA) zur Auslegung der Sorgfaltspflichten nach revidiertem Geldwäschereigesetz (GwG) bei der Online-Aufnahme von Geschäftsbeziehungen erlassen. Die vom Rundschreiben Betroffenen sind Finanzintermediäre nach Art. 2 Abs. 2 GwG und solche nach Art. 2 Abs. 3 GwG, die der Aufsicht der FINMA gemäss Art. 14 GwG direkt unterstellt sind (DUFI).

Neue Medien für die Identitätsprüfung

1. Die Online-Videoidentifizierung

Ein Grundsatz der Geldwäschereigesetzgebung ist die Identifizierung der Vertragspartei bei Aufnahme einer Geschäftsbeziehung (Art. 3 GwG, Art. 44 GwV-FINMA, Art. 4 ff. VSB und Art. 3 ff. Reglement SRO SVV). Eine natürliche Person konnte bisher auf zwei Wege Identifiziert werden:

• Durch die persönliche Vorsprache des Kunden beim Finanzintermediär, der eine Kopie eines amtlichen Ausweises mit Identitätsfoto erstellt und diese archiviert (Art. 45 GwV-FINMA, Art. 9 VSB 16, Art. 4 Abs. 1 Bst. a R SRO SVV)

• Durch Aufnahme der Geschäftsbeziehung auf dem Korrespondenzweg. Hier wird eine echtheitsbestätigte Kopie eines Identifikationsdokuments zugestellt und die Wohnsitzadresse des Kunden durch Postzustellung überprüft.

Mit der Revision der GwV-FINMA wurde erreicht, dass mit der Entwicklung von neuen Technologien, die eine gleichwertige Sicherheit für die Umsetzung der Sorgfaltspflichten bieten, Schritt gehalten kann: So wird die elektronische Identitätsprüfung und Aufnahme der Geschäftsbeziehung in Echtzeit nun möglich. Die Videoidentifizierung erlaubt es, den Kunden per Videoübertragung zu Identifizieren und wird unter bestimmten Voraussetzungen der sog. persönlichen Vorsprache gleichgestellt.

Funktionsweise der Videoidentifizierung

Vor Beginn des Online-Gesprächs muss der Finanzintermediär das ausdrückliche Einverständnis der Vertragspartei über die Durchführung der Videoidentifizierung und derer Audioaufzeichnung einholen. Die Vertragspartei muss sich ihrerseits vor dem audiovisuellen Identifizierungsgespräch beim Finanzintermediär (online) registriert haben (Art. 44 und 60 GwV-FINMA).

Während dem Gespräch müssen die Voraussetzungen (Rz. 5 ff. des Rundschreibens unter Kap. III Bst. a)) beachtet werden:

• Audiovisuelle Kommunikation in Echtzeit (live): Die eingesetzten Technologien müssen „geeignet“ und die Übertragung sicher sein. Der Finanzintermediär muss die Echtheit der Identifizierungsdokumente und die Übereinstimmung der registrierten Vertragspartei mit der zu identifizierenden Person überprüfen können.

• Nur offizielle Ausweisdokumente, die über optische Sicherheitsmerkmale verfügen, gelten als Identifizierungsnachweis.

• Bild- und Tonqualität müssen eine einwandfreie Identifizierung ermöglichen.

• Mitarbeitende des Finanzintermediärs müssen für die Identifizierung der Vertragspartei ausgebildet werden, damit der durch den Finanzintermediär erstellte Prozess und Leitfaden zur Durchführung des Identifizierungsgesprächs richtig umgesetzt werden kann.

Darüber hinaus erstellt der Finanzintermediär – auch während der Videoübertragung – Porträts von der Vertragspartei und Bilder vom Identifizierungsdokument der Vertragspartei. Der Finanzintermediär vergleicht mittels technischer Hilfsmittel, ob die Porträts des Kunden mit dem Bild auf dem Identifizierungsdokument übereinstimmen und vergewissert sich über die Echtheit des Dokuments.

Der Finanzintermediär schliesst den Prozess ab, indem er dem Kunden eine Transaktionsnummer (TAN) als Einmalpasswort zustellt. Diese Nummer muss – zwecks Verifizierung – während des Gesprächs verifiziert werden. Die Aufnahmen des Identifizierungsdokuments der Vertragspartei und die Aufzeichnung des Identifizierungsgesprächs sind zu dokumentieren.

Sollten die oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllt werden können, oder ein Hinweis auf erhöhte Risiken vorliegen, muss der Finanzintermediär den Identifizierungsvorgang abbrechen.

Die Aufnahme der Geschäftsbeziehung mit juristischen Personen läuft grundsätzlich gleich ab, allerdings mit zusätzlichen Voraussetzungen. Letztere kann man den Rz. 23-26 des Rundschreibens entnehmen.

2. Weitere Formen der Online-Identifizierung

Hierunter fallen Sachverhalten, die nicht der persönlichen Vorsprache gleichgestellt werden, die im Ergebnis jedoch einer einfachen oder aber einer echtheitsbestätigten Kopie eine Identifizierungsdokuments gleichgestellt werden.

Neu ist ein erstelltes Bild des Identifizierungsdokuments der einfachen Ausweiskopie gleichgestellt. Der Kunde kann dem Finanzintermediär das Bild auch auf elektronischem Weg zustellen. Solche elektronisch erstellten Kopien von Identifizierungsdokumenten können unter Einhaltung bestimmte Voraussetzungen auch der echtheitsbestätigten Ausweiskopie gleichgestellt werden. Die genauen Voraussetzungen sind im Rundschreiben beschrieben unter Rz. 32-37, 38-39 oder 40-41.

Erklärung über die wirtschaftliche Berechtigung

Art. 59 GwV-FINMA enthält die Voraussetzungen für die Erklärung über die wirtschaftlich berechtigte Person an Vermögenswerten. Im Kontext der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen über Online-Kanäle ist die Erklärung insbesondere dort erforderlich, wo keine Gleichstellung zur persönlichen Vorsprache vorliegt oder wo zusätzliche Abklärungen bei erhöhten Risiken, dem Vorliegen von Zweifeln oder einem Wechsel der wirtschaftlichen Berechtigung das Einholen einer diesbezüglichen Erklärung notwendig werden.

Im Rahmen des Eröffnungsantrags kann der Finanzintermediär die Erklärung der Vertragspartei über die wirtschaftlich berechtigte Person mittels eines Online-Formulars mit qualifizierter elektronischer Signatur (Bundesgesetz über die elektronische Signatur – ZertES) als Bestätigung einholen. Möglich wäre auch, dass die Vertragspartei ein physisches Formular als Erklärung über die wirtschaftlichen Berechtigung ausdruckt, ausfüllt und elektronisch (eingescannt oder abgebildet) zurücksendet.

Beizug Dritter

Gemäss Art. 28 und 29 GwV-FINMA darf der Finanzintermediär auch Personen und Unternehmen mit der Durchführung der Identifizierung der Vertragspartei und der Überprüfung der wirtschaftlich berechtigten Person beauftragen. Der Finanzintermediär muss überprüfen, dass der Beauftragte die fachlichen Kenntnisse und technischen Mittel in Bezug auf die Identitätsdokumente hat. Der Finanzintermediär muss von der beauftragten Person oder vom Unternehmen Fotografien, Bilder, Scans, audiovisuelle Aufzeichnungen, Erklärungen und Dokumente bekommen und sie zu seinen Akten nehmen.

Wie geht es weiter?

Wie erwähnt liegen der Entwurf und der Erläuterungsbericht (siehe Anhänge) vor. Es sind keine wesentlichen Änderungen zu erwarten, wir werden aber auf unserm Blog über die finale Version berichten sobald sie vorliegt.

Weitere Informationen:

• FINMA Medienmitteilung vom 21. Dezember 2015
• FINMA Entwurf: Rundschreiben 2016/xx „Video- und Online-Identifizierung“ vom 21. Dezember 2015
• FINMA Erläuterungsbericht vom 21. Dezember 2015
• FINMA Information zur Anhörung vom 21. Dezember 2015
• FINMA Kernpunkte vom 21. Dezember 2015
• Geldwäschereiverordnung-FINMA (GwV-FINMA; SR 955.033.0)
• Bundesgesetz über die Bekämpfung der Geldwäscherei und der Terrorismusfinanzierung im Finanzsektor1 (Geldwäschereigesetz, GwG)