Hilfestellung zur Ausfüllung des Formulars Antrag und Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung (Ausserordentliches Formular) infolge der Pandemie COVID-19


Für die Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung ist das Formular „Antrag und Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung“ (Ausserordentliches Formular) infolge Pandemie COVID-19 (Formular) auszufüllen und der in der Voranmeldung bezeichneten Arbeitslosenkasse einzureichen. Im Kanton Zürich stellt die Arbeitslosenkasse ein elektronisches Formular zur Verfügung.

(Stand: 9. Juli 2020)

Wichtig: Das Formular muss nach Ablauf jeder Abrechnungsperiode innert drei Monaten eingereicht werden. Dabei handelt es sich um eine Verwirkungsfrist. Wird sie nicht eingehalten, erlöscht der Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung. Die Frist ist selbst dann einzuhalten, wenn die kantonale Amtsstelle (KAST) noch keinen Entscheid über das Gesuch um Kurzarbeit gefällt hat oder noch Einsprache- bzw. Beschwerdeverfahren hängig sind.

Aufgrund der Anpassungen des Bundesrates vom 8. April 2020 erfolgt die Abrechnung der Kurzarbeitsentschädigung summarisch, das heisst stark vereinfacht und pauschal. Angesichts der zahlreichen Anträge ist eine Abrechnung für jeden einzelnen Mitarbeitenden nicht möglich; es wird vielmehr das Ziel verfolgt, die Zahlungen schnellstmöglich zu leisten. Die Änderungen gelten jeweils rückwirkend auf den 1. März 2020 und sind befristet bis zum 31. August 2020.

Das Formular ist gemäss den Hinweisen auf dessen Seite 2 auszufüllen. Die nachfolgenden Ausführungen sollen eine ergänzende Hilfestellung bieten.

1.                Anspruchsberechtigte Arbeitnehmer

Darunter fallen alle Personen im Betrieb oder in der Betriebsabteilung, die für die Arbeitslosenversicherung beitragspflichtig sind oder das Mindestalter für die Beitragspflicht der AHV noch nicht erreicht haben. Folglich sind Personen, die das AHV-Rentenalter bereits erreicht haben, nicht anspruchsberechtigt.

Aufgrund der vom Bundesrat erlassenen COVID-19 Verordnung Arbeitslosenversicherung sind neu auch folgende Personen anspruchsberechtigt und damit in dieser Kategorie zu berücksichtigen:

  • mitarbeitende Ehegatten oder eingetragene PartnerInnen der Arbeitgeberin;
  • Personen, die in ihrer Eigenschaft als GesellschafterIn, als finanziell am Betrieb Beteiligte oder als Mitglieder eines obersten betrieblichen Entscheidungsgremiums die Entscheidungen der Arbeitgeberin bestimmen oder massgeblich beeinflussen können sowie deren mitarbeitende Ehegatten oder eingetragene PartnerInnen;
  • Personen, die in einem Arbeitsverhältnis auf bestimmte Dauer, einem Lehrverhältnis oder im Dienste einer Organisation für Temporärarbeit stehen;
  • Arbeitnehmende auf Abruf, deren Pensum um mehr als 20% schwankt, sofern sie während mindestens sechs Monaten im Unternehmen arbeiten, das Kurzarbeit anmeldet.

Weiterhin nicht anspruchsberechtigt sind:

  • Personen in gekündigten Arbeitsverhältnissen;
  • Personen, deren Arbeitsausfall nicht bestimmbar ist;
  • Personen, die mit der Kurzarbeit nicht einverstanden sind.

2.                Von Kurzarbeit betroffene Arbeitnehmer

Diese Zahl kann von der Anzahl anspruchsberechtigter Arbeitnehmer abweichen, wenn in einem Betrieb nur ein Teil der Arbeitnehmenden der Kurzarbeit untersteht.

3.                Sollstunden

Die Sollstunden sind die Stunden, die innerhalb der Abrechnungsperiode normalerweise geleistet worden wären (inkl. allfällige Vor- und/oder Nachholzeit). Massgebend ist die in der konkreten Abrechnungsperiode mit den Arbeitnehmern vereinbarte Arbeitszeit (z.B. im Arbeitsplan). Bei festen Arbeitszeiten kann die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit herangezogen werden. Allfällige Feiertage sind abzuziehen.

Die Sollstunden von Arbeitnehmenden auf Abruf berechnen sich auf der Basis der letzten sechs oder zwölf Monate, wobei der für den jeweiligen Arbeitnehmenden günstigste Arbeitsausfall angerechnet wird.

4.                Summe wirtschaftlich bedingter Ausfallstunden aller von der Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmer

Hier sind nur die von der Kurzarbeit tatsächlich betroffenen Arbeitnehmer zu berücksichtigen und zwar ab dem Zeitpunkt der Anmeldung der Kurzarbeit (Karenzfrist entfällt) bis zum Ende der Abrechnungsperiode. Überstunden müssen nicht vorher abgebaut werden.

Die Summe ergibt sich grundsätzlich aus der Differenz zwischen den Sollstunden dieser Arbeitnehmer und den von diesen in der Abrechnungsperiode tatsächlich erfassten Stunden (Ist-Stunden gemäss Arbeitszeiterfassung). Da jedoch nur die wirtschaftlich bedingten Ausfallstunden anzugeben sind, dürfen bezahlte und unbezahlte Absenzen (z.B. Arzttermine, Ferien) nicht berücksichtigt werden. Sofern derartige Absenzen nicht bereits bei den Sollstunden abgezogen wurden, sind sie hier den Ist-Stunden hinzuzurechnen.

Spezialfall Gleitzeit: Im Rahmen der Gleitzeit gearbeitete Mehrstunden oder nicht gearbeitete Fehlstunden sollen sich in Bezug auf die wirtschaftlich bedingten Ausfallstunden neutral verhalten. Mehrstunden, welche auf die Gleitzeitregelung zurückzuführen sind, führen demnach zu keiner Reduktion der anrechenbaren Ausfallstunden bzw. derartige Fehlstunden führen zu keiner Erhöhung der Ausfallstunden. Dieser Grundsatz gilt bis zu einem Gleitzeitsaldo von +20 Stunden. Ein darüberhinausgehender Gleitzeitsaldo ist mit der Kurzarbeit zu verrechnen, d.h. diese sind von den anrechenbaren Ausfallstunden abzuziehen.

Damit während Kurzarbeitsphasen nicht unverhältnismässig viele Mehrstunden im Rahmen der betrieblichen Gleitzeitregelung geleistet werden können, ohne dass sich dadurch die Ausfallstunden reduzieren, besteht auch eine Limitierung des Minussaldos auf -20 Stunden. Darüberhinausgehende Minussaldi sind nicht zu berücksichtigen.

Beispiel: Leistet ein Arbeitnehmer, der bei Beginn der Kurzarbeitsphase einen Gleitzeitsaldo von -30 Stunden hat, 10 Mehrstunden während der Abrechnungsperiode, so ist für die Abrechnung der Kurzarbeitsentschädigung dennoch von einem Anfangssaldo von
-20 Stunden auszugehen und die geleistete Mehrarbeit führt zu einem neuen Gleitzeitsaldo von -10 Stunden.

Mehrstunden im Rahmen der Gleitzeitregelung sind somit nur in der Bandbreite von -20 bis +20 Stunden „neutral“, es können höchstens 40 „neutrale“ Mehrstunden gearbeitet werden.

5.                Verdienstausfall

Hier ist die AHV-pflichtige Lohnsumme aller anspruchsberechtigten Arbeitnehmer für die Abrechnungsperiode zu berechnen; dies inklusive AHV-pflichtige Zulagen, Anteil 13. Monatslohn oder Gratifikation und Ferien- und Feiertagentschädigung bei Arbeitnehmern im Stundenlohn. Es darf höchstens ein Betrag von CHF 12’350 pro Person eingesetzt werden.

Gehören Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen und ihre Ehegatten bzw. eingetragene PartnerInnen zu den anspruchsberechtigten Personen, so darf für diese ein Betrag von maximal CHF 4’150 eingesetzt werden.

Sollte sich durch die Berücksichtigung der Personen mit massgebenden Entscheidbefugnissen und/oder der Lehrlinge aufgrund deren tiefen massgebenden Verdienste im Gesamtergebnis eine tiefere Kurzarbeitsentschädigung ergeben, als wenn die Berechnung ohne diese Personen erfolgt, ist es zulässig, diese Personen bei der Berechnung ganz wegzulassen. Diesfalls dürfen sie in keinem Feld des Formulars berücksichtigt werden.

6.                Beilagen

Die Angaben zu den Sollstunden, den wirtschaftlich bedingten Ausfallstunden sowie zur Lohnsumme sind durch geeignete betriebliche Unterlagen zu belegen (z.B. Arbeitsplan, Arbeitszeiterfassung, Stundenlisten, Lohnjournale etc.). Um eine effiziente Bearbeitung der Abrechnung zu ermöglichen, sind das Total der Sollstunden und der AHV-pflichtigen Lohnsumme auf den betrieblichen Unterlagen hervorzuheben.

7.                Hinweis betreffend der Auswirkungen der Pauschalabrechnung

Das Formular für die Abrechnung der Kurzarbeit infolge Covid-19 ist im Vergleich zum üblicherweise für Kurzarbeit zu benutzenden Abrechnungsformular stark vereinfacht. Das ermöglicht den zuständigen Arbeitslosenversicherungen eine rasche Prüfung und Abwicklung der Anträge.

Der Bundesrat hat am 8. April 2020 mit der Anpassung der COVID-19-Verordnung Arbeitslosenversicherung vom 20. März 2020 festgehalten, dass bei der Abrechnung der Kurzarbeitsentschädigung der Verdienstausfall summarisch berechnet wird. Dementsprechend wird zur Berechnung der prozentuale wirtschaftlich bedingte Arbeitsausfall im Betrieb zur AHV-pflichtigen Lohnsumme aller anspruchsberechtigten Arbeitnehmer ins Verhältnis gesetzt. Beträgt der prozentuale wirtschaftlich bedingte Arbeitsausfall beispielsweise 15%, erhält die Arbeitgeberin eine Kurzarbeitsentschädigung von 80% von 15% der AHV-pflichtigen Lohnsumme aller anspruchsberechtigten Arbeitnehmer.

Einfachheitshalber wird also eine Durchschnittsberechnung vorgenommen und der individuelle Lohn der einzelnen von Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmer bleibt unberücksichtigt. Diese Vereinfachung kann jedoch unter Umständen zu einer für die Arbeitgeberin nachteiligen Berechnung der Kurzarbeitsentschädigung führen. Wir interpretieren diese vereinfachte Abrechnung und die angepasste COVID-19-Verordnung Arbeitslosenversicherung so, dass die Arbeitgeberin weiterhin verpflichtet bleibt dem Arbeitnehmer 80% des effektiven, individuellen Arbeitsausfalls zu bezahlen, auch wenn die von der Arbeitslosenkasse bezahlte Pauschalentschädigung diese individuellen Beträge in der Summe allenfalls nicht deckt.

Da zum aktuellen Zeitpunkt nicht ausgeschlossen werden kann, dass diese Regelung künftig erneut angepasst wird, um diesen Situationen Rechnung zu tragen, ist es unseres Erachtens im Interesse der Arbeitgeberin eine detaillierte pro-Kopf Abrechnung zu erstellen (bspw. mittels einer dem ordentlichen Abrechnungsformular beigefügten Excel-Tabelle), um gegebenenfalls einen Anspruch auf ergänzende Entschädigung geltend zu machen.